b. 共有グループの割り当てと管理
1 つのテナント内に複数のユーザーが作成された後、ユーザーをグループ化してタスクに対する操作を制限できます。例えば、A グループ社にはいくつかの子会社があり、管理を容易にするためグループは 1 つのテナントを共有しますが、子会社間ではデータを共有しません — このような場合に共有グループが必要です。
グループ機能の有効化
ユーザーグループ機能はデフォルトで無効になっており、テナント管理者が手動で有効にする必要があります。管理 > 設定 > ユーザー管理 で「ユーザーグループを有効にする」にチェックを入れ、「すべて保存」をクリックして再ログインしてください。グループ機能が無効の場合、テナント内のユーザーはすべてのタスクを閲覧できます。
この設定は管理者のみが行えます。他のユーザーには表示されません。
グループ管理
管理 > グループ共有 で、右上の「グループを作成」をクリックします。
ポップアップでグループ名を設定し、メンバーをグループに追加してメンバーロールを定義した後、OK をクリックします。
作成したグループは変更または削除できます。変更はメンバーがサインアウトして再度サインインした後に反映されます。
メンバーロール
- 各グループメンバーには 4 つのロール（管理者、マネージャー、編集者、ゲスト）のいずれかが付与されます。権限の順位：管理者 > マネージャー > 編集者 > ゲスト。
- 承認は、プランがレビューされ承認済みで変更不要であることを示す状態です。承認ボタンをクリックするとタスクは承認済み状態になります。
- ある人が承認できるタスクは、「その人がマネージャー以上の権限を持つグループ」に属する未承認タスクです。
- 各人は、自分が作成したタスクと「自分が属するグループ」に属するすべてのタスクを閲覧できます。
ある人が編集できるタスクは：
未承認タスク：その人が作成したタスク、または「その人が編集者以上の権限を持つグループ」に属するタスク。 承認済みタスク：「その人がマネージャー以上の権限を持つグループ」に属するタスク。ある人が削除できるタスクは：
未承認タスク：その人が作成したタスク、または「その人がマネージャー以上の権限を持つグループ」に属するタスク。
承認済みタスク：「その人が管理者以上の権限を持つグループ」に属するタスク。
- ユーザーが積載タスクのグループを変更する際、「自分が編集者以上の権限を持つグループ」にのみ変更できます。
タスク作成後、基本情報インターフェースで所属グループを選択できます。
ケーススタディ
ある企業グループには A、B、C、D の 4 つの子会社があります。子会社間ではデータを共有しません。本社管理者は A、B、C、D のすべてのタスクを閲覧・管理したい場合、どのように設定すればよいでしょうか？
本社管理者は「admin」アカウントを使用して子会社に必要なユーザーを作成します。詳細な手順については マルチユーザーデータ共有 を参照してください。上記の手順に従ってグループ機能を有効にし、A、B、C、D の 4 つのグループを作成します。
本社管理者を A、B、C、D の 4 つのグループすべてに追加します。つまり、グループのデータを閲覧するにはそのグループのメンバーである必要があります。
メンバーになった後、誰かがタスクを作成しプランを計算する際には、「タスクが属する共有グループ」を選択する必要があります。選択しない場合、作成者のみがタスクを閲覧でき、他のグループメンバーは閲覧できません。
- ロール割り当て：管理者、マネージャー、編集者、ゲストの 4 つのロールがあり、グループメンバーに割り当てることができます。権限の順位：管理者 > マネージャー > 編集者 > ゲスト。
1) ゲストはグループ内の他のメンバーが作成したタスクのみを閲覧できます。ゲストは自分のタスクの編集、削除、共有も可能ですが、タスクが属するグループを選択できないため、他のグループメンバーはそれらを閲覧できません。
2) 非ゲストのグループメンバーがタスクを作成してグループに割り当てた後：
タスク承認前：
管理者とマネージャーはすべてのタスクを承認、編集、削除、共有できます。
編集者は編集と共有ができますが、自分が作成したタスクのみ削除できます。
ゲストは閲覧のみできます。
タスク承認後：
管理者は編集、共有、削除ができます。
マネージャーは編集と共有ができます。
編集者とゲストは閲覧のみできます。