b. Asignación y gestión de grupos compartidos
Después de crear varios usuarios bajo un mismo arrendatario, los usuarios pueden agruparse y pueden restringirse las operaciones que pueden realizar sobre las tareas. Por ejemplo, el grupo A tiene varias filiales. Para facilitar la gestión, el grupo comparte un único arrendatario, pero los datos no se comparten entre filiales: aquí es donde se necesitan los grupos compartidos.
Activar la función de grupos
La función de grupos de usuarios está desactivada por defecto y debe activarla manualmente el administrador del arrendatario. En Gestión > Configuración > Gestión de usuarios, marque "Activar grupo de usuarios", haga clic en "Guardar todo" e inicie sesión de nuevo. Cuando la función de grupos está desactivada, los usuarios del arrendatario pueden ver todas las tareas.
Esta configuración solo puede establecerla el administrador; otros usuarios no la ven.
Gestión de grupos
En Gestión > Compartir grupos, haga clic en "Crear grupo" en la esquina superior derecha.
En la ventana emergente, defina el nombre del grupo, añada miembros al grupo y defina los roles de los miembros, luego haga clic en Aceptar.
Un grupo creado puede modificarse o eliminarse; las modificaciones se aplican después de que los miembros cierren la sesión y vuelvan a iniciarla.
Roles de miembros
- Cada miembro del grupo tiene uno de 4 roles: Admin, Manager, Editor, Guest. Jerarquía de permisos: Admin > Manager > Editor > Guest.
- La aprobación es un estado que indica que el plan ha sido revisado y aprobado y no necesita modificación. Hacer clic en el botón Aprobar cambia la tarea al estado aprobado.
- Las tareas que una persona puede aprobar son aquellas aún no aprobadas pertenecientes a un "grupo en el que la persona tiene al menos derechos de Manager".
- Cada persona puede ver las tareas que ha creado y todas las tareas pertenecientes a un "grupo al que pertenece".
Las tareas que una persona puede editar son:
Tareas no aprobadas: tareas creadas por la persona, o tareas pertenecientes a un "grupo en el que la persona tiene al menos derechos de Editor". Tareas aprobadas: tareas pertenecientes a un "grupo en el que la persona tiene al menos derechos de Manager".Las tareas que una persona puede eliminar son:
Tareas no aprobadas: tareas creadas por la persona, o tareas pertenecientes a un "grupo en el que la persona tiene al menos derechos de Manager".
Tareas aprobadas: tareas pertenecientes a un "grupo en el que la persona tiene al menos derechos de Admin".
- Cuando un usuario cambia el grupo de una tarea de carga, solo puede cambiarlo a un "grupo en el que tenga al menos derechos de Editor".
Tras crear una tarea, el grupo al que pertenece puede seleccionarse en la interfaz de Información básica.
Caso de estudio
Un grupo empresarial tiene cuatro filiales: A, B, C y D. Los datos no se comparten entre las filiales. El administrador central desea ver y gestionar todas las tareas de A, B, C y D. ¿Cómo se configura?
El administrador central utiliza la cuenta "admin" para crear los usuarios necesarios para las filiales. Para los pasos detallados, consulte Compartir datos multiusuario. Siguiendo los pasos anteriores, active la función de grupos y cree los cuatro grupos A, B, C y D.
Añada al administrador central a los cuatro grupos A, B, C y D. En otras palabras, para ver los datos de un grupo debe ser miembro de ese grupo.
Tras pasar a ser miembro, cuando cualquiera cree una tarea y calcule un plan, debe seleccionar el "grupo compartido al que pertenece la tarea". Si no se selecciona, solo el creador puede ver la tarea; otros miembros del grupo no podrán verla.
- Asignación de roles: hay 4 roles: Admin, Manager, Editor y Guest, que pueden asignarse a los miembros del grupo. Jerarquía de permisos: Admin > Manager > Editor > Guest.
1) Guest solo puede ver las tareas creadas por otros miembros del grupo; Guest también puede editar, eliminar y compartir sus propias tareas, pero no puede seleccionar el grupo al que pertenece la tarea, por lo que otros miembros del grupo no podrán verlas.
2) Después de que un miembro no-Guest cree una tarea y la asigne a un grupo:
Antes de que se apruebe la tarea:
Admin y Manager pueden aprobar, editar, eliminar y compartir todas las tareas.
Editor puede editar y compartir, pero solo puede eliminar las tareas que haya creado.
Guest solo puede ver.
Después de que se apruebe la tarea:
Admin puede editar, compartir y eliminar.
Manager puede editar y compartir.
Editor y Guest solo pueden ver.